Нормы трудового законодательства четко регулируют правила работы с кадровой документацией, за нарушение предусмотрены штрафные санкции. Что делать, если Вы не уверенны в качестве работы своих кадровиков или только приняли руководство и не знаете общее состояние дел? Если трудовой инспекцией назначена плановая проверка в Вашей компании? Прежде всего, необходим кадровый аудит, а в случае обнаружения ошибок - восстановление кадрового делопроизводства.

Восстановление КДП – процесс исправления тех ошибок, которые были допущены в решении кадровых вопросов.

Причины, по которым необходимо проводить кадровый аудит:

1. Если в компании отсутствует штатный, опытный кадровик.
2. Если планируется проведение проверки вышестоящими органами.
3. Если постоянно возникают трудовые споры из-за неправильного ведения кадрового учета организации.

Если у Вас есть подходящий для такой работы сотрудник, хорошо разбирающийся в законах и правилах оформления документов, то аудитом и восстановлением может заняться он. В случае отсутствия специальных кадров в штате, можно обратиться к специалистам – многие независимые компании предлагают такую услугу. Стоимость восстановления кадрового делопроизводства в таком случае зависит от таких факторов, как сроки и объем проводимых работ.

Не столь важно, своими силами или с помощью наемных работников проводится восстановление кадрового производства, механизм этого процесса остается прежним: от анализа существующей документации до работ по восстановлению утраченной.

Восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция:

1. Подготовка всех документов, необходимых для аудита. Вне зависимости от размера и профиля организации необходимо иметь такой пакет документов (базовый):

• Личные дела и штатное расписание работников;
• Документы, касающиеся трудового распорядка;
• Перечень трудовых договоров и дополнений к ним;
• Различные приказы;
• Перечень трудовых книжек и журнала их движения.

2. Уведомление сотрудников об аудите.
3. Проведение анализа собранных документов. Процедура существенно усложняется, если всех документов нет.
4. Проведение восстановления трудовых договоров. Отсутствие договоров достаточно частое явление. Все данные можно собрать, используя программу 1С. При отсутствии договоров их необходимо перезаключить.
5. Восстановление карточек формы Т2 - кадровые приказы, они относятся к документам первоочередной важности. Документы удобнее анализировать, разбив их на виды. Прием и увольнение необходимо восстановить полностью, тогда как приказы на отпуска, к примеру, хранятся не более трех лет.
6. Проверка состояния записей в трудовых книжках: как они велись или ведутся. В том числе, необходимо выяснить, сколько в компании сотрудников-совместителей. Для них записи в трудовых книжках предусмотрены. На этой стадии следует проверить состояние журнала ведения трудовых книжек. От него зависят Ваши дальнейшие действия.
7. Восстановление или коррекция штатного расписания организации, при необходимости необходимо восстановить график отпусков. Если изменений в штатном расписании много, то лучше его заменить на новое, актуальное. Используйте программу 1С – с ее помощью можно сформировать табели за любой период работы.
8. Приемка ЛНА (нормативные акты локального характера). Речь идет преимущественно об актах по премированию, о правилах работы на предприятии (правила внутреннего распорядка). Первое положение желательно обсуждать с руководителем предприятия или его заместителями.
9. Что делать с сотрудниками, которые уже уволились? Вопрос достаточно сложный. Можно заархивировать все как есть, с возможными ошибками. Если нагрянет проверка, то уволенными будут интересоваться в самую последнюю очередь. Для подстраховки можно составить акт приема делопроизводства или издать приказ о восстановлении кадрового производства.
10. После завершения основной работы стоит расширить поле деятельности: проверить документы по воинскому учету, документы по охране труда, смену фамилий у сотрудниц, а также документы, связанные с декретным отпуском, с особым статусом предприятия (режимное или вредное для здоровья).

Как правило, в малых организациях кадровое делопроизводство либо вообще не ведется, либо ведется очень плохо. В больших компаниях – имеют место быть случаи путаницы, ошибок и недочетов. Услуга «Кадровый аудит» поможет сделать все необходимое для того, чтобы не только упорядочить делопроизводство, но и улучшить общее состояние дел Вашей компании.