Деловая переписка — искусство письменного общения в мире бизнеса. Письма и сообщения, отправленные деловым партнерам, коллегам или клиентам, служат не только средством коммуникации, но и отражают имидж компании.
В этой статье специалисты А.Н.Т. рассмотрят ключевые моменты делового общения и ответят на главные вопросы:
- Как правильно вести деловую переписку?
- Как избежать недопонимания в письменной форме?
- Как писать так, чтобы вам отвечали?
Правила деловой переписки по е-mail:
1.Приветствие. Проявляйте вежливость и начинайте каждое письмо с обращения по имени, уточнив у собеседника, как к нему обращаться (по имени/имени отчеству). В деловой среде это помогает создавать атмосферу сотрудничества и взаимопонимания.
2. Избегайте обезличенного тона. Всегда начинайте письмо с персонального обращения: "Имя, добрый день". Приветствия вроде "Здравствуйте", "Доброго времени суток" или без обращения по имени в деловой переписке считаются неуместными.
3. Уважайте чужое время. Одно письмо — одна тема! Не нужно все свои вопросы и проекты писать в одном письме. Это сбивает с толку, и получатель не понимает, какая из задач стоит на первом месте, а какие можно решить позднее. Подробно опишите одну задачу и предоставьте все необходимые ресурсы для её решения, включая дополнительные материалы.
4. Пишите коротко и понятно. Избегайте слишком длинных предложений и сложных терминов, которые могут поставить в тупик получателя. Тем самым увеличив время обратной связи.
5. Уточняйте предпочтительные каналы связи. Всегда спрашивайте у собеседника, в каком формате и в какое время ему удобно вести диалог по данному вопросу (почта, мессенджеры или голосовые сообщения).
6. Отвечайте оперативно. Задержка с ответом на важные письма может замедлить рабочий процесс. По правилам деловой переписки, рекомендуется отвечать в течение рабочего дня. Если вы не можете предоставить полный ответ немедленно, сообщите в письме, когда планируете дать обратную связь.
7. Благодарите отдельным письмом. Выражайте благодарность отдельным письмом, детально описывая, за что именно вы признательны своему коллеге или деловому партнеру. Простое “спасибо” в деловом общении считается моветоном.
8. Старайтесь заканчивать письма вопросом. Это повышает вероятность ответа на ваше письмо более чем на 85%.
Например:
- Когда вам удобно позвонить по данному вопросу?
- Какое удобное время для встречи вам подойдет?
- Нужна ли дополнительная информация по данному вопросу?
Правила деловой переписки в мессенджерах.
Сегодня многие компании всё чаще отдают предпочтение мессенджерам вместо традиционной электронной почты. Чтобы ваши сообщения читали, а не пролистывали для галочки, рекомендуем:
1.Уважайте собеседника. Подобно деловой переписке через электронную почту, в общении через мессенджеры также крайне важно всегда обращаться к собеседнику по имени и обязательно приветствовать его. Это не только демонстрирует уважение и внимательное отношение, но и помогает установить более личную и доверительную связь, что особенно ценно в современных условиях быстрой и насыщенной коммуникации.
2.Соблюдайте личные границы. Пишите коллегам только в рабочие часы. Конечно, иногда возникают экстренные случаи, когда ответ нужен срочно, но постоянное обращение в нерабочее время без веской причины может повысить уровень стресса среди сотрудников.
3.Контролируйте объем сообщений. Не отправляйте собеседнику многочисленные короткие сообщения, состоящие из 2-3 слов! В таком хаосе сложно уловить суть и понять, что конкретно вы хотите. Пишите лаконично, поместив в одном сообщении всю информацию, правильно акцентируя внимание на важных аспектах.
4.Минимизируйте эмодзи и стикеры. Чрезмерное количество эмодзи и стикеров отвлекает от сути сообщения и снижает уровень делового общения.
5.Соблюдайте стиль общения. Важно придерживаться профессионально-делового стиля, избегая использования сленга, излишних сокращений и ненормативной лексики.
6.Уточните про голосовые сообщения. В большинстве случаев лучше избегать голосовых сообщений в деловой переписке. Исключение составляют ситуации, когда ваш собеседник не против с вами общаться в таком формате или когда нужно передать срочную информацию.
Заключение
Деловая переписка — это не просто обмен информацией, а настоящее искусство, которое помогает выстраивать успешные отношения в мире бизнеса. Правильно составленные письма и сообщения формируют положительный имидж компании, облегчают взаимодействие с партнерами и клиентами, предотвращают недопонимание и конфликтные ситуации.
Помните, что каждая деталь в вашем сообщении, от выбора канала связи до формулировки предложения влияет на восприятие вашего послания. Сочетание уважения, ясности и оперативности позволит вам добиться успеха в любых переговорах.
Автор материала - Екатерина Овчинникова, основатель и генеральный директор "Группа компаний "А.Н.Т."
